Kaip Parašyti Laišką Bet Kokiai Progai

2024 Autorius: Francis Oldridge | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-16 20:40

Praėjo tie laikai, kai laiškų rašymas buvo pageidaujama verslo partnerių, šeimos, draugų ir žvaigždžių mylėtojų bendravimo priemonė. Sraigių paštas iš esmės gali būti praeities dalykas, tačiau apsižvalgykite savo šiuolaikinio gyvenimo būdo ir pamatysite, kad užrašyto žodžio menas toli gražu nėra miręs. Yra tikimybė, kad jūs praleidžiate didelę dalį savo asmeninio ir profesinio gyvenimo bendraudami su „vitext“ar el. Paštu, ir vis dar yra scenarijų, reikalaujančių senamadiško formato laiško (net jei labiau tikėtina, kad jį išsiųsite visame pasaulyje, nei esate) trenkti antspaudu). Bendravimas yra labai svarbus kiekvienai sąveikai, o žinojimas, kaip rašant susirašinėti reikiamu tonu, yra gyvybiškai svarbus įgūdis, nesvarbu, ar rašote meilės laišką, ar atsistatydinimo laišką. Norėdami padėti jums išlaikyti teisingą kelią, mes parengėme šį vadovą, kaip rašyti laišką bet kokiai situacijai.

Apibrėžkite savo tikslą ir auditoriją

Prieš įdėdami rašiklį į popierių - tiksliau, pirštų galiukus prie klaviatūros - skirkite šiek tiek laiko, kad pagalvotumėte, ką tiksliai norite pasiekti savo laišku. Jūs nekalbėtumėte su savo viršininku taip, kaip kalbėtumėte su savo svarbiausiu asmeniu, todėl neturėtumėte rašyti jiems taip pat. Prieš pradėdami rašyti, surinkite mintis užduodami sau keletą paprastų klausimų:

Kam aš rašau?

Ar pažįstate asmenį, kuriam rašote, ar tai bus jūsų pirmasis bendravimas su juo? Mūsų bendravimo būdas natūraliai keičiasi, tuo labiau pažįstame, todėl prieš pradėdami būtinai įvertinkite savo santykius su asmeniu, kuriam rašote. Tai padės išvengti situacijos atrodymo pernelyg atsitiktinio ar pernelyg griežto.

Ką aš stengiuosi įgyvendinti?

Ar sekate pokalbį dėl darbo ar rašote atostogų laišką savo šeimai? Kaip svarbu jūsų santykiai su laiško gavėju, taip pat ir kontekstas, kuriame jį rašote. Visada turėtumėte būti tikri, kad profesionaliai bendraujate tik tiek - profesionaliai, net jei turite draugystės su bendradarbiu ar verslo partneriu, kuriam rašote. Pagalvokite apie profesionalų bendravimą kaip savo bendro profesinio profilio dalį. Jūs nenorėtumėte tingaus, grubaus ar pernelyg atsitiktinio el. Laiško savo bičiuliui apskaitos skyriuje savo „LinkedIn“profilyje, todėl neturėtumėte to norėti ir savo išsiųstame laiške. Taip pat yra priešingai; jei rašote padėkos laišką savo mielam mažam žaidimui, paskutinis dalykas, kurį norite padaryti, yra tai, kad vedate verslo susitikimus. Turėkite omenyje savo tikslą, kai rengiate laišką ir pasodinate gavėjo batus.

Ar turiu visą informaciją, kurios man reikia norint perduoti?

Tai ypač svarbu verslo komunikacijoje. Daugelis iš mūsų sulaukė ilgų tolesnių el. Laiškų eilutės, nes siuntėjas neturėjo visų faktų tvarkingai, kol jie nespėjo siųsti. Nebūk tas vaikinas, kuris siunčia penkis el. Laiškus, kai vienas tai darytų. Toks neorganizuotas, sąmonės srauto elektroninio pašto etiketas atrodo geriausiu atveju, o blogiausiu atveju - visiškai painus ir neprofesionalus. Jei turite daug svarbios informacijos, kurią galite gauti raštu, užsirašykite greitą sąrašą su viskuo, ką jums reikia perduoti, kad galėtumėte įsitikinti, jog prieš siųsdami viską apžvelgėte.

Raskite laiko formatavimui

Formalus vaidmuo formalioje komunikacijoje yra labai svarbus tiek norint pateikti save profesionaliai, tiek logiškai perduoti informaciją. Mes linkę dirbti greičiau, kai bendraujame su įmonėmis, organizacijomis ar bendradarbiais, nes tie ryšiai vyksta ribotomis valandomis. Taigi, svarbu, kad greitai ir aiškiai suprastumėte savo nuomonę - tai daug lengviau padaryti su formatavimu.

Kaip rašyti profesionalų laišką

Motyvacinis laiškas; Atsistatydinimo laiškas; Rekomendacinis laiškas; Rekomendacinis laiškas, susidomėjimas ar ketinimas ir kt

Jūs tikriausiai esate susipažinęs su standartiniu oficialiu laiškų išdėstymu, net jei pats to nerašėte. Daugelis įmonių ir organizacijų naudoja šį formatą, nes jis lengvai atpažįstamas ir nuskaitomas. Oficialūs laiškų šablonai yra plačiai prieinami ir yra įtraukti į daugumą teksto apdorojimo programų. Taip pat galite pasirinkti sukurti savo nuo nulio arba pritaikyti raidžių šabloną pakartotiniam naudojimui. Štai keli pagrindiniai dalykai, kuriuos reikia atsiminti rašant ir formuojant oficialų laišką:

1. Naudokite pavadinimus. Jei siunčiate vidinį el. Laišką bendradarbiui ar komandos nariui, greičiausiai gerai kreiptis į juos vardu, bet kai bendraujate su verslo, organizacijos ar profesionalų kontaktais ne savo įmonėje ar aukštesnėje įmonėje, niekada neturėtumėte kreiptis į juos tik jų vardu.

2. Venkite neoficialių sveikinimų. Laišką pradėkite nuo „Mielasis …“(nenaudokite „Sveiki“, „Sveiki“ar panašaus sveikinimo) ir kreipkitės į gavėją pavadinimu ir vardu arba pavarde (pavyzdžiui: „Mielasis pone“). John Smith “arba„ Gerbiamas daktaras Johnsonas “). Jei dar neturite kontakto organizacijoje, kuriai rašote, apsilankykite svetainėje ir sužinokite, ar galite rasti atitinkamo asmens vardą ir pavardę. Jei nerandate asmens vardo, kreipkitės į atitinkamą skyrių ar grupę (t. Y. „Mieli rankiniai darbuotojai“arba „Gerb. Redakcijos komanda“). Jei visiškai negalite nustatyti tinkamo asmens ar skyriaus, į kurį norite kreiptis, galite naudoti „Kam tai gali rūpi“, tačiau atminkite, kad tai greičiausiai reiškia, kad jūsų laiškas turės būti nukreiptas į reikiamus žmones, kai tik jis atvyks. atsakymas vėluoja.

3. Įtraukite datą. Jei jūsų laiškas bus el. Laiško tekste, jūsų el. Pašto klientas antspauduos jį su data ir laiku, tačiau jei laišką siunčiate kaip priedą arba paštu, įskaitant datą viršuje, tai jums padės ir gavėjas stebi tinkamiausią laiką tolesniems veiksmams.

4. Palengvinkite susisiekimą su jumis. Būtinai nurodykite savo vardą (vardą ir pavardę, įskaitant pageidaujamą pavadinimą) ir savo kontaktinę informaciją. Jei siunčiate fizinį laišką arba skaitmeninę suformatuoto laiško kopiją, viršuje nurodykite savo adresą ir telefono numerį, kad jis būtų iškart pasiekiamas gavėjui. Siųsdami el. Laiškus galite pagalvoti, kad lauke „Nuo“pakanka jūsų el. Pašto adreso, tačiau tiesa, kad nežinote, kaip gavėjas norėtų su jumis susisiekti. Sukurkite profesionalų el. Pašto parašą, kuriame būtų jūsų telefono numeris, adresas ir visi atitinkami socialinių tinklų profiliai, kur jums patogu susisiekti.

5. Vartokite oficialią kalbą. Be akivaizdaus aiškiųjų ar pernelyg atsitiktinių kalbų praleidimo, tai taip pat reiškia nenaudoti susitraukimų (t. Y. „Nebūsiu šio ketvirčio susitikime“, o ne „nebūsiu ten“).

6. Negalima laidoti ledo. Profesionaliam bendravimui reikia efektyvumo, todėl įsitikinkite, kad kuo greičiau pasiekiate pagrindinį laiško tašką. Geriau, jei jūsų laiškas yra glaustas pusė puslapio, nei bandykite jį užpildyti iki viso puslapio.

7. Korektūra, tada dar kartą korektūra. Tokiose programose, kaip „Microsoft Word“, yra įmontuoti rašybos ir gramatikos tikrintuvai, ir tai visada turėtų būti pirmasis jūsų leidimas korektūros metu. Dažnai jie netgi pateiks pasiūlymų, kaip padaryti jūsų laišką glaustesnį ir tiesesnį, o tai yra didžiulė pagalba rašant oficialų laišką. Taip pat yra internetinių įrankių, tokių kaip „Grammarly“, kurie gali padėti jums atlikti pradinę korektūrą. Vis dėlto nesustokite tiesiai per rašybos tikrinimą; taip pat turėtumėte savarankiškai perskaityti visą laišką, kad patikrintumėte, ar nėra klaidų. Profesionalų patarimas: perskaitykite savo laišką garsiai sau arba perskaitykite jį atgal (nuo paskutinio žodžio iki pirmo), kad padėtumėte sugauti klaidų ar keistų frazių. Jei tai yra kažkas gyvybiškai svarbaus, atkreipkite dėmesį ir į tai.

8. Būkite malonus, bet profesionalus. Jūs tikrai nenorite užbaigti laiško klientui nuoširdžiu „Love ya!“bet tai nereiškia, kad turite būti šaltas ir sterilus. Užbaikite savo laišką artimesniu (žodžių nerd ratuose žinomas kaip valediction), pvz., „Malonūs linkėjimai“, „ačiū už jūsų laiką“, „pagarbiai jūsų“ar „geriausi linkėjimai“, kad pridėtumėte šilumą prie laiško neperžengdami jokių linijų.

9. Įveskite jį. Šiuolaikiniame pasaulyje nėra jokio kelio: jei ranka rašysite oficialų verslo laišką, atrodysite neprofesionaliai. Taip pat malonu liesti atspausdinti voką, o ne jį adresuoti ranka.

10. Atsispirk norui kūrybiškumui. Nebandykite džiazuoti savo laišku su netikromis spalvomis ar puošniais šriftais. Džiaugiamės, kad jaučiatės meniškas, tačiau profesionalus susirašinėjimas dažniausiai nėra laikas ar vieta. Laikykitės tokių standartų, kaip „Times New Roman“ir paprasto seno nespalvoto.

Kaip rašyti asmeninį laišką

Meilės laiškas, Ačiū, Atsiprašymo laiškas ir kt

Asmeniniai laiškai yra tai, kur galite mažai ištiesti sparnus ir ištekėti tų kūrybinių sulčių. Nors asmeniniai laiškai greičiausiai bus vertinami ypatingi prisilietimai, vis dėlto yra keletas rekomendacijų, kurias turėtumėte nepamiršti.

1. Nebūkite per trumpi. Nenorite be galo blaškytis po tris puslapius, kol nesuprantate savo pranešimo esmės, tačiau malonu įtraukti atsitiktinį pokalbį į asmeninį laišką, kad parodytumėte gavėjui, jog paėmėte papildomų laiko, kad su jais susisiektumėte. Jei kol kas nesikalbėjote su gavėju, užpildykite savo gyvenimą ir paklauskite jų apie savo. Jei jiems už kažką dėkojate, paimkite keletą brėžinių, kad paaiškintumėte, ką tai jums reiškė. Priklausomai nuo konteksto, gali būti net malonu liesti humoro į laišką.

2. Naudokite atsitiktinį pasisveikinimą. Lygiai taip pat keista pradėti laišką savo viršininkui su „Yo Ted“, taip pat keista pradėti laišką mamai su „Miela ponia Carol Jackson“. Puikiai tikslinga kreiptis į asmeninio laiško gavėją jo vardu (ar net slapyvardžiu, jei esate ypač artimas), ir pradėti nuo atsitiktinio pasisveikinimo, pvz., „Labas“vietoje „Gerbiamojo“, kurį turėtumėte naudoti profesionaliame bendravime.

3. Priimkite kūrybiškumą neaukodami skaitomumo. Tie funky šriftai ir garsios spalvų paletės, kurių negalėjote naudoti paskutiniame verslo laiške, gali būti jūsų asmeninių laiškų namuose. Nors jūs nenorite eiti taip toli, kad savo laišką paverstumėte kažkokia kriptine mikroskopinio scenarijaus ir akis krintančių spalvų kratele, visiškai puiku atsikratyti profesionalaus profesionalaus žmogaus ir smagiau praleisti laiką. Jei laišką siunčiate į paveikslėlį, jo rašymas senamadišku būdu yra malonus, su sąlyga, kad paplitusi technologija jūsų rašysenos nepadarė įmaišyto vištienos įbrėžimo.

Laikui bėgant, kai atrodo, kad visi norėtų siųsti trijų žodžių tekstą bet kokio išplėstinio bendravimo metu, rašomasis laiškas gali jaustis bauginantis ar net bauginantis. Bet jei laikysitės šių gairių, laiškų rašymas bus tinkamas bet kurioje situacijoje.